خدمات استقرار و راه اندازی
استقرار نرم افزار شامل تمام فعالیت هایی است که یک نرم افزار را برای استفاده نهایی کاربران آماده می کند.
از آنجایی که هر سیستم نرم افزاری شرایط و ویژگی‌های منحصر به فردی دارد، فرآیند‌‌ها و روش‌های استقرار آن باید به طور خاص و دقیق برای همان سیستم تعریف شود. بنابراین استقرار نرم افزار، یک فرآیند کلی است که باید با توجه به شرایط و خصوصیات هر سیستم نرم افزاری و خواسته‌های سازمان متقاضی به صورت دقیق تعریف شود.
طی سالها تجربه و با بررسی های فراوان، کارشناسان تیم مارکیز به این نتیجه رسیده اند که غالبا کاربران جهت پیاده سازی نرم افزار با مشکلات متعددی روبرو گردیدند. علی رغم آموزش های داده شده به کاربران به علت عدم شناخت صحیح نسبت به ساختار نرم افزار و برقراری ارتباط درست میان نرم افزار و فرآیندهای اجرایی مجموعه معمولا عملیاتی شدن و استفاده از نرم افزار با کندی روبرو می گردد.
تخصص و دانش کارشناسان استقرار می‌تواند نقش به سزایی در کمک به مشتریان و کاربران استفاده کننده از نرم افزار داشته باشد لذا لازم است تا بخش‌های مختلف یک نرم افزار به ترتیب و با توجه به پیش‌نیاز هر بخش استقرار یابند تا از دوباره کاری‌های احتمالی پیشگیری شود و رضایت مشتری را به همراه داشته باشد.
هدف از استقرار نرم افزار در هر مجموعه رسیدن به بالاترین بهره‌وری در کمترین زمان و در نهایت رضایت‌مندی مشتریان می‌باشد.
از این رو شرکت مارکیز برای از بین بردن این خلاء و جهت جلوگیری از اتلاف زمان و صرفه جویی در هزینه ها در پی ایجاد راهکاری مدون و منطبق با استانداردهای جهانی پیشنهاد انعقاد قرارداد استقرار را به مشتریان خود ارائه می دهد.
این اقدام ضامن پیاده سازی موفق نرم افزار خریداری شده بر اساس نیاز مشتری در مدت زمان کوتاه در سازمان مشتری می باشد.
وظایف کارشناس استقرار نرم افزار
- انجام تنظیمات اولیه نرم افزار متناسب با درخواست های کارفرما (مشتری)
- شرکت در جلسات که مدیر پروژه آن را برنامه ریزی می کند و ارائه نظرات تخصصی به منظور اجرای بهتر نرم افزار در محل مشتری
- آموزش کاربران مشتری در خصوص نحوه استفاده از نرم افزار، اخذ گزارش ها و روش برخورد با خطاهای احتمالی
- ساخت و یا متناسب سازی فرم ها و گزارش های خاص مورد نیاز مشتری
- مستند کردن مراحل مختلف انجام کار و کسب تأییدیه انجام کار از کاربران به منظور تکمیل پرونده پروژه استقرار نرم افزار
- ارائه گزارش های دوره ای به مدیریت پروژه
- راهنمایی کاربران برای استفاده صحیح از نرم افزار و رفع مشکلات احتمالی آنها در حین انجام کار
چهار گام اساسی برای استقرار نرم افزار
- شناخت از سازمان مشتری
در اين مرحله تيم پروژه اقدام به شناسايی رويه و روالهای موجود سازمان مشتری نموده و با توجه به ساختار يکپارچه نرم افزار و نيازهای اطلاعاتی اين شرکت پيشنهاد اصلاحات لازم را ارائه ميکنند. در نهایت، پیش‌نیازها و الزامات انتقال سازمان مشتری از وضعیت موجود به مطلوب، لیست می‌شود تا در سازمان اجرایی گردد.
- پیشنهاد اجرای پروژه منطبق با نیازها و فرآیندهای سازمان مشتری
با توجه به شناختي كه از وضعيت موجود در سازمان مشتری به دست آمده است، كارشناسان شرکت مارکیز مواردی از جمله تخصيص زمان مناسب برای اجراي پروژه؛ ايجاد بستر سخت افزاری پيش نياز انجام پروژه را به عنوان الزامات پروژه تعریف نموده و با در نظر گرفتن گزارش شناخت، پیشنهاد خود را ارائه مینمایند.
- پیاده سازی راهکار
همكاری در پياده سازی، مجموعه خدماتی است كه شرکت مارکیز به شكل منظم و برنامه ريزی شده و از طريق تيم هايی كه برای اين كار آموزش ديده و تجربه اندوخته اند برای عملياتی ساختن و بهره برداری از نرم افزار فروخته شده به مشتريان ارائه ميدهد. اين همكاری در طول مدت قرارداد فروش تداوم داشته و با انقضای مدت آن كه به طور معمول بايد به بهره برداری از نرم افزار ها در سازمان مشتريان ختم شود، پايان می يابد. نتيجه خدمات همكاری در پياده سازی، دستيابی به دستاوردهای ملموسی است كه از ديدگاه مشتريان بيانگر شروع بهره برداری از سيستمها در حوزه های عملياتی است.
- عملیاتی کردن راهکارهای اجرایی
در این مرحله، پاسخگویی مداوم از فرآیندهای مستقر شده و راهکار جدید انجام می‌شود و در صورت بروز هرگونه مشکل احتمالی، مسائل در کمترین زمان ممکن حل می‌شود. در نهایت دستاوردهای اجرای پروژه با خروجی های بدست آمده از استقرار سیستم ها مقایسه و ممیزی میگردد.
به جز مراحل عملیاتی، در جریان استقرار، فرآیند مدیریت و کنترل پروژه‌ی دقیقی توسط شرکت مارکیز برای پایش پیشرفت پروژه‌ها طراحی شده است که خروجی آن گزارش های منظم پیشرفت و ضمانت استقرار مناسب سیستم ها بر اساس شرایط و نیازمندی‌های سازمان شما است.
مهمترین عامل موفقیت یک نرم افزار در سازمان، استقرار و پیاده‌سازی درست براساس نیازمندی‌ها و فرآیندهای سازمانی می‌باشد. یک استقرار موفق باعث میگردد نرم‌افزار در سازمان مورد استفاده تمامی کاربران قرار گیرد و نرم افزار به عنوان یک ابزار غیرقابل انکار تبدیل شود.
این امر در بسیاری از نرم افزارهای حسابداری عمومی به دلیل یکسان بودن فرآیندهای تخصصی در اکثر سازمان‌ها ساده‌تر می‌باشد، اما در نرم افزارهای حسابداری در حوزه طلا و جواهر به دلیل تفاوت فرآیند در هر مرحله دارای پیچیدگی هایی می باشد که در مرحله استقرار و پیاده‌سازی این پیچیدگی ها دیده شده است.